SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

FORMATOS TIPO DE DOCUMENTOS EN LAS EMPRESAS Y LA ADMINISTRACIÓN

1- TEXTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA

AVISO Y ANUNCIO	- Mensajes breves dirigidos a un colectivo de interés de todos.
COMUNICADO INTERNO O MEMORÁNDUM	- Sirve para determinados asuntos que deben quedar documentados por escrito.
INFORME	- Es un documento que recoge la descripción de todos los datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto
CONVOCATORIA	- Es un escrito en el que se cita a una o varias personas para que asistan a una reunión.(Se utilizara un lenguaje neutro y conciso , informando de la reunión, lugar, día y hora)
ACTA	- Es la relación de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. El acta debe remitirse a todos y a cada uno de los asistentes lo antes posible.
CERTIFICADO	- Documento que sirve para constatar un determinado hecho. Normalmente se emite a instancia de quien lo recibe, siendo elaborado por una persona autorizada en la organización.
PORTADA DE FAX	- Este documento es una hoja que acompaña y presenta a un fax y que contiene los datos del emisor y del destinatario. Su objetivo es que este llegue integro a su destinatario.
NOTAS DE RECEPCIÓN DE VISITAS O LLAMADAS TELEFÓNICAS	- Son notas breves que se utilizan por la persona que atiende el teléfono o atiende una visita para trasmitir un mensaje al destinatario correspondiente.

2 - TEXTOS PROTOCOLARIOS

SALUDA	- Comunica formalmente, alguna información breve a personas con quién se mantiene relación.
INVITACIÓN	- Documento breve que utiliza la empresa para invitar al destinatario a un acto o celebración.
FELICITACIONES	- Va dirigido con motivo de acontecimientos agradables de la vida personal, fiestas de navidad, etc…
NOTA DE REGALO	- Es una nota escrita a mano, su finalidad es acompañar a un regalo. El texto es muy breve y conciso ya que su fin es únicamente informar de la precedencia del regalo.
PÉSAME	- Es un mensaje que se utiliza para transmitir el sentimiento que produce el fallecimiento de alguna persona relacionada directa o indirectamente con la empresa.
ESQUELA	- Son mensajes publicados en la prensa para comunicar el fallecimiento de alguien y manifestar el pésame, en nombre de la empresa.
TELEGRAMA	- Es un mensaje muy breve, sencillo y urgente que se envía mediante el servicio de telégrafos.

3 - TEXTOS RELACIONADOS CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

SOLICITUD	- Contiene una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano al que se dirige, también conocido como instancia.
DENUNCIA	- Se utiliza para poner en conocimiento de la Administración la existencia de un hecho que llevar a la iniciación de un procedimiento administrativo.
ALEGACIONES	- En el documento de alegaciones el interesado en un procedimiento, ya iniciado, aporta los órganos responsables de este, datos, o valoraciones para su consideración.
RECURSO	- Es el documento que se dirige a un órgano de la administración pública que ha dictado una resolución con la que el interesado firmante no está de acuerdo.

Saluda

¿Has recibido alguna vez un saluda? ¿Para qué crees que se utiliza?

El saluda es un documento usado, tanto en empresas públicas como privadas, para comunicar asuntos como: un nombramiento, una toma de posesión de un cargo, invitar a un evento o agradecer algo.

Es un documento que no se usa demasiado, ya que es muy formal. Lo usan las empresas e instituciones con personas con quienes mantienen (o quieren mantener) una relación amistosa, por lo que se suele cuidar especialmente la presentación.

Algunas de sus normas de redacción son las siguientes:

• Se suele escribir en formato A4 (210 x 297 milímetros).
• No se firma ni se sella.
• Se redacta en tercera persona.
• Los márgenes suelen ser de 2 centímetros, tanto el derecho como el izquierdo.

El saluda suele tener las siguientes PARTES:

• INICIO: estará formado por el cargo y los datos profesionales del remitente. Por ejemplo: El presidente de Andalucía Vende, S.L.
• SALUDA: se pone la palabra Saluda, en un tipo de letra diferente (más grande y de otro tipo) que el resto del texto, y en párrafo aparte.
• CONTENIDO: en el que se incluye el nombre del destinatario (si es un saluda individual; en el caso de que sea colectivo, el nombre simplemente se suprime) y se le presenta alguna información o invitación, motivo real de la misiva. Por ejemplo: y se complace en invitarle, en anunciarle, etc.
• FINAL:
• Si en la parte inicial del saluda no hemos puesto el nombre del remitente, sino que solo hemos puesto su cargo: ahora pondríamos el nombre y dos apellidos de la persona que lo emite en el centro de la hoja y en el siguiente renglón y con minúscula una fórmula de despedida. Un ejemplo de frase de despedida sería: “aprovecha la ocasión para expresarle el testimonio de su consideración más distinguida”.
• Si en la parte inicial del saluda sí hemos puesto el nombre del remitente: ahora no lo volveríamos a poner, sólo pondríamos en el centro de la hoja la fórmula de despedida, iniciándose en mayúsculas.
• En ambos casos, cerraríamos con el lugar de emisión y la fecha (en formato largo).

Solicitud o instancia

¿Cómo solicitarías algo a un organismo público? ¿Has solicita alguna vez algo usando algún modelo de solicitud normalizado?

Una solicitud o instancia es un documento usado para hacer una petición a una Administración Pública. También se usa en el ámbito privado pero con menor frecuencia.

Podemos usar una solicitud o instancia a una Administración para solicitar, por ejemplo: becas o ayudas, pedir certificados, pedir licencias de obras o solicitar la participación en una oposición.

En el ámbito privado se usan dentro de la empresa para solicitar alguna información a un superior.

Cuando la Administración prevé que se van a presentar muchas instancias sobre un mismo tema, lo normaliza y fija un modelo de solicitud específico. Por ello, la mayor parte de los organismos públicos disponen de impresos de solicitud para los diferentes aspectos que se pueden demandar. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, podemos hacer la instancia nosotros mismos. Por ejemplo, si vamos a solicitar una beca, hay un modelo normalizado de solicitud; si queremos presentarnos a unas oposiciones, etc.

Cuando la Administración ha normalizado una solicitud, nos limitamos a cumplimentarla. Pero, ¿qué sucede cuando queremos solicitar algo que la Administración Pública, o bien una empresa privada, no ha normalizado? ¿Qué modelo seguimos? ¿Cómo redactamos una solicitud no normalizada?

La ESTRUCTURA DE UNA SOLICITUD no normalizada, suele ser la siguiente:

ENCABEZAMIENTO O INICIO: incluye los datos del solicitante:

• Nombre y apellidos.
• DNI, en el caso de una persona física, o CIF, en el caso de una persona jurídica.
• Domicilio (donde recibir una posible respuesta).Cualquier otro dato personal necesario cuando la solicitud lo requiera: estado civil, lugar y fecha de nacimiento, teléfono, etc.

CUERPO: se compone de dos partes:

Exposición de motivos.

• Se introduce con la expresión: EXPONE: (si se redacta en tercera persona) o EXPONGO: (si lo redactamos en primera persona).
• En esta primera parte se exponen los motivos o argumentos que fundamentan la solicitud. Estos motivos se redactarán en párrafos distintos y se introducirán con la palabra “Que”.
• Finalizamos esta parte con alguna de estas expresiones: “De acuerdo con lo anterior”, “y como consecuencia”, “Es por ello que”.
• Solicitud propiamente dicha.
• Se introduce con la siguiente expresión: SOLICITA: (si se redacta en tercera persona) o SOLICITO: (si lo redactamos en primera persona).
• Indicamos nuestra petición.
• Si es necesario adjuntar algún documento, lo indicamos de la siguiente forma: “A esta solicitud se le acompañan los siguientes documentos”
• FINAL
• Fecha en formato largo (lugar, día, mes y año).
• Firma del solicitante.Por último, se hace constar, en mayúsculas, la autoridad y el organismo al que nos dirigimos, así como la población y provincia en la que se ubica (no se señala la dirección). En el caso que no sepamos a qué cargo en concreto debemos dirigir nuestra instancia, señalamos el cargo más alto del organismo.

Convocatoria

Cuándo se necesita celebrar una reunión, ya sabemos que hay que organizarla previamente. Además, tenemos que dar a conocer a todos los asistentes el lugar y la fecha de celebración de la misma. ¿Cómo lo hacemos?

La convocatoria es un documento mediante el cual citamos, de forma oficial, a un grupo de personas a tratar un determinado asunto, en un lugar, fecha y hora determinados.

También se usa una convocatoria como una forma de publicación para difundir información de interés general, proveniente de una Administración Pública, como puede ser: la convocatoria de puestos de trabajo, convocatoria de becas o convocatoria de oposiciones.

Para que las reuniones sean verdaderamente eficaces y válidas, deben convocarse formalmente y dirigirse a todos los asistentes, incluyendo la siguiente información:

• Fecha, lugar y hora de reunión.
• Orden del día: relación detallada de los asuntos que se van a tratar.

Estructura de la convocatoria

¿En qué orden debemos colocar los datos que deben aparecer en una convocatoria para que esta sea efectiva? ¿Has recibido alguna vez una convocatoria para asistir a algún tipo de reunión?

La estructura o partes que componen una convocatoria, de forma general, son los siguientes:

• INICIO: en el cual debemos incluir:
  • Membrete de la empresa.
  • La palabra CONVOCATORIA, o la expresión “Se convoca a”
  • Indicación de la reunión que se convoca, fecha, hora y el lugar de celebración.
• CUERPO: Estará formado por el orden del día, enumerado en el orden en que serán tratado los distintos asuntos que lo componen.
• FINAL:
  • Lugar y fecha de redacción del documento.
  • Firma del Secretario o responsable.

En el modelo presentado encuentras las pautas generales que debe seguir una convocatoria. Recuerda que son modelos no normalizados, por lo que pueden variar; sobre todo según el tipo de reunión que citen: si es convocatoria de una empresa o de una comunidad de vecinos.

Acta

Cuando se desarrolla una reunión ¿cómo queda constancia de la misma? ¿Qué sucedería si no registramos por escrito los acuerdos tomados?

El acta es un documento por el que queda testimonio escrito de los hechos o acuerdos tomados en una reunión o asamblea.

Por tanto, un acta da fe de los hechos desarrollados en reuniones, que previamente han sido convocadas formalmente, así como de los acuerdos tomados en ellas, que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar.

La anotación de lo acordado se hará siguiendo el orden del día que figurará en la convocatoria a esa reunión.

Es el secretario, por medio de su firma, el que se encarga de dar fe de ese documento. Igualmente, deben firmar los restantes miembros que conforman el órgano que convoca la reunión.

También hay que tener en cuenta que las actas deben ser APROBADAS.

• Cuando se trata de una única reunión, el último punto del orden del día recogerá la lectura y aprobación de la presente acta.
• Lo más usual, es que la reunión obedezca a una secuencia de reuniones. En este caso, en la siguiente reunión, en el primer punto del orden del día, se recogerá la lectura y aprobación del acta de la sesión anterior.

• - Estructura del acta.

• ¿Qué datos debe incluir un acta de una reunión? ¿Cuál debe ser su estructura?
• INICIO: se recogen:
• El nombre de la empresa.
• Motivo por el que se celebra la reunión o tipo de reunión (por ejemplo: Asamblea General).
• Fecha, hora y lugar donde se ha celebrado la reunión.
• Relación de los asistentes (o bien una relación de asistentes y ausentes). Si el acta es escrita a mano, se suelen poner en el margen izquierdo; en cambio, si es informatizada, suele formar parte del cuerpo del acta. Asimismo, se indican los cargos que ocupan dentro de la organización y se ordenan de mayor a menor jerarquía.
• Orden del día (que será el mismo que se recogió en la convocatoria de la reunión).
• DESARROLLO: recoge el desarrollo de la reunión, es decir, los asuntos deliberados y los acuerdos tomados:
• Si hay debates, se nombra a los que intervienen y se sintetiza lo que dicen, así como las conclusiones a las que se llegan.
• Si hay votaciones, se detalla lo que se vota y el resultado de la votación.
• Si hay mociones, se detalla el contenido de cada una y se menciona quién la formuló.
• CIERRE
• Se usa generalmente una fórmula establecida, como: “Y no habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión”.
• Hora en que termina el acto.
• Conformidad de los presentes mediante la firma del presidente y del secretario.

NOTA INTERNA

Nota interior.

Dentro de la propia empresa también nos comunicamos. ¿Cómo nos comunicamos de un departamento a otro? ¿Sabes qué es una nota interior o qué estructura tiene?

La nota interior es un documento que se usa en las empresas para su comunicación interna, es decir, entre sus trabajadores. A través de ella se realizan peticiones, reclamaciones o notificaciones de un trabajador a otro o de un departamento a otro, de la misma empresa.

La nota interior no debe ser un documento demasiado formal, ya que no pretende dar una imagen de la empresa al exterior, sino lograr una buena comunicación en su interior, por lo que debe ser cercana.

Su estructura, de forma general, es la siguiente:

• INICIO: en el que aparecerá:
  • El nombre de la empresa.
  • La fecha de emisión de la nota (en formato corto).
• CUERPO: en el que se indica:
  • DE: será el remitente de la nota (nombre y/o cargo y departamento).
  • A: indicamos el destinatario (nombre y/o cargo y departamento).
  • Asunto: donde indicamos brevemente, el motivo por el que escribimos la nota.
• CONTENIDO: en donde se desarrolla el motivo de la nota. No debe ser muy extenso.
• FINAL:
• Incluimos, si lo creemos necesario, una frase de despedida.
• Firma del remitente.